AJ Learning Hub: Tally Ledger

🖥️ Tally Guide

Tally में Ledger क्या है?
क्यों बनाते हैं और क्या फायदे हैं?

शुरुआत से समझो — परिभाषा, उदाहरण, फायदे, कब बनाएँ और Tally में Step by Step कैसे बनाएँ।

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Ledger क्या है? फायदे Ledger vs Group कब बनाएँ? कैसे बनाएँ? Quick Reference

📒

Tally में Ledger क्या होता है?

What is a Ledger in Tally?

सबसे पहले एकदम आसान भाषा में समझते हैं।

सोचो तुम्हारे घर में एक रजिस्टर है। उसमें अलग-अलग Page बने हैं — एक Page पर "बिजली का बिल", दूसरे पर "राशन का खर्च", तीसरे पर "तनख्वाह"। हर Page पर उससे जुड़ा हर लेन-देन लिखा है।

Tally में यही काम Ledger करता है। हर Ledger एक अलग Account है — जिसमें उससे जुड़े सभी Transactions का पूरा हिसाब रहता है। जितने Accounts — उतने Ledgers।

📌 Ledger की परिभाषा

Ledger Tally में वह स्थायी Account है जिसमें किसी एक व्यक्ति, वस्तु, आय या व्यय से संबंधित सभी वित्तीय लेन-देन (Financial Transactions) का व्यवस्थित रिकॉर्ड रखा जाता है।

सरल भाषा में — Tally में हर Account का नाम ही Ledger है। बिना Ledger बनाए Tally में कोई Entry नहीं हो सकती।

🏪 असली ज़िंदगी का उदाहरण

रमेश की दुकान में रोज़ाना बहुत काम होता है —
— Cash आता-जाता है
— Suppliers (मोहन, गुप्ता & Co) को पैसे देने हैं
— Customers (सुरेश, राम Traders) से पैसे लेने हैं
— Salary, Rent, Electricity जैसे खर्च हैं
— Sales होती है हर रोज़

इनमें से हर एक के लिए Tally में एक अलग Ledger बनाएंगे। सब कुछ अपनी-अपनी जगह — साफ और व्यवस्थित।

🔑Ledger सबसे छोटी इकाई है

Tally की सबसे छोटी Accounting Unit Ledger है। हर Entry में कम से कम दो Ledgers ज़रूरी होते हैं — एक Debit, एक Credit।

📂हर Ledger एक Group में होता है

हर Ledger को एक Group के अंदर रखते हैं। Group बताता है कि यह Ledger Asset है, Liability है, Income है या Expense है।

💰Opening Balance डाल सकते हैं

नई Company में पुराने साल का Opening Balance Ledger में डालते हैं — जैसे Cash ₹50,000, Bank ₹1,00,000 से शुरू।

📊Automatic Reports बनती हैं

Ledger सही बनाने पर Tally अपने आप Balance Sheet, P&L Account, Trial Balance और Ratio Analysis बना देता है।

♾️कितने भी Ledger बना सकते हैं

Tally में कोई सीमा नहीं — छोटे व्यवसाय में 20-30 Ledger, बड़े में 500+ Ledger भी बनाए जा सकते हैं।

✏️कभी भी Edit कर सकते हैं

Ledger बनाने के बाद भी उसका नाम, Group, GST Details बदल सकते हैं। Delete भी कर सकते हैं (यदि कोई Entry न हो)।

✅

Ledger बनाने के फायदे

Benefits of Creating Ledgers in Tally

ये सब फायदे तब मिलते हैं जब Ledger सही Group में बनाया जाए।

📊 Automatic Financial Reports 01

Ledger सही बनाने पर Tally अपने आप Balance Sheet, Profit & Loss Account, Trial Balance और Cash Flow Statement बना देता है। अलग से Report बनाने की ज़रूरत नहीं।

⚡ तेज़ और आसान Entry 02

एक बार Ledger बन जाए तो Entry करते समय बस नाम type करो — Tally खुद ढूँढकर दे देता है। बार-बार नाम लिखने की ज़रूरत नहीं।

🔍 एक Click में Ledger History 03

किसी भी Ledger पर जाओ और देखो — पूरे साल की हर Entry, Balance, Outstanding Amount एक ही जगह। जैसे किसी Customer का पूरा हिसाब।

💸 Outstanding का हिसाब 04

Debtor और Creditor Ledgers से Tally अपने आप बताता है — किस Customer से कितना लेना है और किस Supplier को कितना देना है। Age-wise Analysis भी मिलती है।

🏦 GST Returns आसान 05

GST Rate के अनुसार Sales और Purchase Ledger बनाने पर Tally अपने आप GSTR-1, GSTR-3B तैयार करता है। Tax की गलतियाँ कम होती हैं।

🏛️ Bank Reconciliation 06

Bank Accounts Group में Ledger बनाने पर Tally में BRS (Bank Reconciliation Statement) सीधे बना सकते हैं। Cash Book और Bank Statement का मिलान आसान।

📈 Ratio Analysis 07

सही Ledgers से Tally अपने आप Current Ratio, GP Ratio, NP Ratio, Debt-Equity Ratio निकाल देता है — व्यवसाय की Health जाँचना आसान।

🔒 Audit में सुविधा 08

Auditor किसी भी Ledger की Entry-wise जाँच कर सकता है। हर Transaction का Voucher देख सकता है। Audit Trail भी Tally में रहती है।

💼 TDS और Payroll 09

Salary Ledger बनाने पर TDS Calculation और Payroll सीधे Tally में हो जाती है। Employee-wise हिसाब अलग-अलग रहता है।

⏱️ समय और मेहनत बचती है 10

एक बार सही Ledger बनाने पर पूरे साल बार-बार नहीं बनाने पड़ते। नए साल में Opening Balance auto carry forward होता है।

✅ व्यावहारिक उदाहरण

रमेश ने Tally में सुरेश Traders का Ledger बनाया — Group: Sundry Debtors।
अब जब भी सुरेश को माल बेचा → उस Ledger में Entry हुई।
जब सुरेश ने पैसे दिए → उसमें Credit हुआ।

महीने के अंत में Tally ने अपने आप बता दिया — सुरेश से ₹१५,००० अभी लेने बाकी हैं।
रमेश को कहीं अलग से हिसाब नहीं रखना पड़ा। ⚡

⚖️

Ledger और Group में क्या अंतर है?

Ledger vs Group — Key Difference

बहुत लोग इन दोनों को लेकर confuse होते हैं — आसान भाषा में समझो।

📚 Library वाला Example

सोचो Library में किताबें हैं।
Group = किताबों की Shelf (Science, History, Maths)
Ledger = Shelf पर रखी हर एक किताब

जैसे "Maths की Shelf" पर "R.D. Sharma" और "S.L. Loney" अलग-अलग किताबें हैं — वैसे ही "Indirect Expenses" Group में "Salary" और "Rent" अलग-अलग Ledgers हैं।

📂 Group

एक Category / Shelf है

Tally में पहले से 28 Groups बने हैं

इसमें सीधे Entry नहीं होती

Group बताता है — Asset है, Liability है, Income है या Expense

Custom Group भी बना सकते हैं

उदाहरण: Indirect Expenses, Fixed Assets, Bank Accounts

📒 Ledger

एक Individual Account है

हमें खुद बनाने पड़ते हैं (Cash और P&L पहले से हैं)

इसी में सभी Entries होती हैं

Ledger एक Group के अंदर रहता है

एक Group में कई Ledger हो सकते हैं

उदाहरण: Salary A/c, Rent A/c, SBI Bank A/c

Group का नाम	उसके अंदर Ledgers के उदाहरण
Indirect Expenses	Salary, Rent, Electricity, Advertisement, Telephone, Insurance, Depreciation
Direct Expenses	Freight Inward, Wages, Carriage, Packing Charges, Custom Duty
Sales Accounts	Sales (Local), Sales (Interstate), Sales @ 18% GST, Sales (Export)
Purchase Accounts	Purchase (Local), Purchase (Interstate), Purchase @ 12% GST
Fixed Assets	Machinery, Building, Furniture, Computer, Vehicle, Land
Sundry Debtors	Ramesh Traders, Suresh & Sons, ABC Pvt Ltd (Customers जिनसे लेना है)
Sundry Creditors	Mohan Wholesale, Gupta & Co, XYZ Supplier (Suppliers जिन्हें देना है)
Duties & Taxes	CGST Payable, SGST Payable, IGST Payable, TDS Payable
Capital Account	Ramesh Capital A/c, Partner A Capital, Drawings A/c
Bank Accounts	SBI Current A/c, HDFC Savings A/c, Punjab National Bank

⚡ सबसे ज़रूरी बात

Group = Category (Shelf) — इसमें Entry नहीं होती।
Ledger = Individual Account — इसी में Entry होती है।
हर Ledger को सही Group में रखना ज़रूरी है — गलत Group = गलत Reports।
एक Group में अनगिनत Ledger हो सकते हैं।

🤔

Ledger कब और किसके लिए बनाएँ?

When to Create a Ledger?

यह जानना ज़रूरी है — हर छोटी चीज़ के लिए अलग Ledger ज़रूरी नहीं।

👤हर Customer और Supplier के लिए

जिस भी Customer को उधार में माल बेचा — उसका अलग Ledger बनाओ (Sundry Debtors में)।

जिस भी Supplier से उधार में माल खरीदा — उसका अलग Ledger बनाओ (Sundry Creditors में)।

Cash में बेचा/खरीदा → अलग Ledger ज़रूरी नहीं।

🏦हर Bank Account के लिए

व्यवसाय में जितने भी Bank Accounts हैं — SBI, HDFC, PNB — हर एक के लिए अलग Ledger बनाओ।

Group: Bank Accounts
इससे हर Bank का अलग Balance और Statement मिलेगा।

🏭हर Fixed Asset के लिए

Machinery, Building, Furniture, Computer — हर बड़े Asset का अलग Ledger।

Group: Fixed Assets
इससे हर Asset की Value और Depreciation अलग track होगी।

💰हर Expense Type के लिए

Salary, Rent, Electricity, Telephone — हर खर्च का अलग Ledger।

इससे Report में दिखेगा कि किस मद पर कितना खर्च हुआ। सब एक "Miscellaneous" में मत डालो — Reports गलत बनेंगी।

🛒GST Rate के अनुसार Sales/Purchase

अलग-अलग GST Rate के लिए अलग-अलग Ledger बनाओ।

जैसे: Sales @ 5% GST, Sales @ 12% GST, Sales @ 18% GST।
इससे GST Returns automatically सही बनेंगी।

🧾Tax Ledgers — GST, TDS, Income Tax

CGST Payable, SGST Payable, IGST Payable → Group: Duties & Taxes।
Input CGST, Input SGST → Group: Current Assets।
TDS Payable → Group: Duties & Taxes।
ये बिना बनाए GST और TDS काम नहीं करेगा।

✅ नई Company में सबसे पहले बनाओ

नई Tally Company खोलने के बाद सबसे पहले ये Ledgers बनाओ:

१. Capital A/c (Owner का नाम) → Group: Capital Account
२. सभी Bank Accounts → Group: Bank Accounts
३. Sales Ledgers (GST Rate अनुसार) → Group: Sales Accounts
४. Purchase Ledgers (GST Rate अनुसार) → Group: Purchase Accounts
५. CGST/SGST/IGST Payable → Group: Duties & Taxes
६. Input CGST/SGST/IGST → Group: Current Assets
७. सभी Expense Ledgers (Salary, Rent आदि) → Group: Indirect Expenses
८. Fixed Assets (Machinery, Computer आदि) → Group: Fixed Assets

🖥️

Tally में Ledger कैसे बनाएँ?

Step by Step — Create Ledger in Tally Prime & ERP 9

दोनों versions के लिए अलग-अलग रास्ता नीचे दिया है।

🟢 Tally Prime — Ledger बनाने का रास्ता

Tally Prime Path Gateway of Tally → Create → Ledger

Shortcut Key Alt + G → Create Master → Ledger

📋 Tally Prime — Step by Step Ledger बनाओ

Tally Prime खोलें — अपनी Company Select करें।
ऊपर Menu में "Create" option पर Click करें।
या Keyboard पर Alt + G दबाएँ → "Create Master" select करें।
List में से "Ledger" select करें — Ledger Creation Screen खुलेगी।
Name: Ledger का नाम लिखें।
जैसे: Salary A/c या SBI Bank A/c या Mohan Wholesale
Under (Group): सबसे ज़रूरी Step — सही Group चुनो।
Salary → Indirect Expenses
SBI Bank → Bank Accounts
Mohan Wholesale → Sundry Creditors
GST Applicable? — यदि Ledger GST से जुड़ा है (Sales/Purchase) तो
GST Details भरो: Tax Type (CGST/SGST/IGST), Rate (5%/12%/18%)।
Opening Balance: यदि पिछले साल का Balance है तो यहाँ डालो। वरना खाली छोड़ो।
Enter दबाओ → "Accept" (Yes) पर Click करो — Ledger बन गया! ✅

🔵 Tally ERP 9 — Ledger बनाने का रास्ता

Tally ERP 9 Path Gateway of Tally → Accounts Info → Ledgers → Single Ledger → Create

Multiple Ledgers एक साथ बनाने के लिए Gateway of Tally → Accounts Info → Ledgers → Multiple Ledgers → Create

✏️ Ledger Edit और Delete कैसे करें?

✏️Ledger Edit करना

Tally Prime: Gateway → Alter → Ledger → नाम type करो → Edit करो → Save

Tally ERP 9: Accounts Info → Ledgers → Alter → नाम select करो → Edit → Save

नाम, Group, GST Details — सब बदल सकते हैं।

🗑️Ledger Delete करना

Ledger Edit Screen में जाओ → Alt + D दबाओ।

⚠️ ध्यान दो: Ledger तभी Delete होगा जब उसमें कोई Entry न हो। Entry होने पर Delete नहीं होगा — पहले Entries हटानी होंगी।

📋Ledger List देखना

Tally Prime: Display More Reports → Account Books → Ledger

किसी भी Ledger पर Click करके पूरी Ledger History देख सकते हो — सभी Entries, Opening Balance, Closing Balance।

⚠️ आम गलतियाँ जो बिल्कुल नहीं करनी

गलत काम	सही तरीका	क्यों?
Salary को Direct Expenses में डालना	Salary → Indirect Expenses	Salary Trading A/c में नहीं जाती — Gross Profit गलत बनेगा।
Customer का Ledger Sundry Creditors में बनाना	Customer → Sundry Debtors	Customer से पैसे लेने हैं — वे Debtor हैं, Creditor नहीं।
Freight को Indirect Expenses में रखना	Freight Inward → Direct Expenses	Freight माल खरीदने से जुड़ा है — Trading A/c में जाना चाहिए।
CGST Payable को Indirect Expenses में रखना	CGST Payable → Duties & Taxes	यह सरकार को देनी Liability है — Expense नहीं।
सब खर्च एक "Miscellaneous" Ledger में डालना	हर Expense का अलग Ledger बनाओ	Analysis और Audit दोनों में दिक्कत आएगी।
Bank OD को Bank Accounts में रखना	Bank OD → Bank OD Accounts	OD Liability है Asset नहीं — Balance Sheet गलत बनेगी।

📋

Quick Reference — सबसे ज़रूरी Ledgers

Most Important Ledgers with Group & Type

यह Table Save करके रखो — Ledger बनाते समय बहुत काम आएगी।

Ledger का नाम	हिंदी नाम	Group	Type
Cash	नकद	Cash-in-Hand	Asset
SBI / HDFC Bank A/c	बैंक खाता	Bank Accounts	Asset
Petty Cash	छोटी नकद	Cash-in-Hand	Asset
Machinery	मशीनरी	Fixed Assets	Asset
Furniture	फर्नीचर	Fixed Assets	Asset
Computer / Laptop	कम्प्यूटर	Fixed Assets	Asset
Vehicle	वाहन	Fixed Assets	Asset
Closing Stock	समापन माल	Current Assets	Asset
Customer Name (Debtor)	ग्राहक / देनदार	Sundry Debtors	Asset
Prepaid Insurance	पूर्वदत्त बीमा	Current Assets	Asset
Security Deposit	सुरक्षा जमा	Deposits (Asset)	Asset
Input CGST	Input CGST	Current Assets	Asset
Input SGST	Input SGST	Current Assets	Asset
Capital A/c	पूँजी खाता	Capital Account	Liability
Drawings A/c	आहरण खाता	Capital Account	Liability
Supplier Name (Creditor)	आपूर्तिकर्ता	Sundry Creditors	Liability
SBI Term Loan	बैंक ऋण	Loans (Liability)	Liability
CGST Payable	CGST देय	Duties & Taxes	Liability
SGST Payable	SGST देय	Duties & Taxes	Liability
IGST Payable	IGST देय	Duties & Taxes	Liability
TDS Payable	TDS देय	Duties & Taxes	Liability
Outstanding Salary	बकाया वेतन	Current Liabilities	Liability
Sales (Local)	बिक्री (स्थानीय)	Sales Accounts	Income
Sales @ 18% GST	GST सहित बिक्री	Sales Accounts	Income
Interest Received	प्राप्त ब्याज	Indirect Income	Income
Commission Received	प्राप्त कमीशन	Indirect Income	Income
Rent Received	प्राप्त किराया	Indirect Income	Income
Purchase (Local)	क्रय (स्थानीय)	Purchase Accounts	Expense
Freight Inward	माल ढुलाई	Direct Expenses	Expense
Wages	मजदूरी	Direct Expenses	Expense
Salary	वेतन	Indirect Expenses	Expense
Rent Paid	दिया गया किराया	Indirect Expenses	Expense
Electricity	बिजली बिल	Indirect Expenses	Expense
Advertisement	विज्ञापन	Indirect Expenses	Expense
Telephone / Internet	दूरभाष/इंटरनेट	Indirect Expenses	Expense
Insurance	बीमा	Indirect Expenses	Expense
Depreciation	मूल्यह्रास	Indirect Expenses	Expense
Conveyance	यातायात खर्च	Indirect Expenses	Expense
Stationery	लेखन सामग्री	Indirect Expenses	Expense
Interest Paid	दिया गया ब्याज	Indirect Expenses	Expense
Bank Charges	बैंक शुल्क	Indirect Expenses	Expense

💡 Final Tips — ये हमेशा याद रखो

Ledger बनाने से पहले सोचो — यह Asset है, Liability है, Income है या Expense है?
Customer (जिसे बेचा) → Sundry Debtors | Supplier (जिससे खरीदा) → Sundry Creditors।
GST के लिए हर Tax Rate का अलग Sales और Purchase Ledger बनाओ।
Salary → Indirect Expenses | Wages → Direct Expenses — यह गलती मत करो।
Tally में पहले से सिर्फ Cash और P&L A/c बने हैं — बाकी सब खुद बनाने होते हैं।
Ledger का नाम छोटा, स्पष्ट और पहचानने योग्य रखो — जैसे "SBI Bank A/c" न कि सिर्फ "Bank"।

Saturday, May 23, 2026

Tally Ledger