AJ Learning Hub: Tally Group Guide

🖥️ Tally Guide

Tally में Group
क्या है और क्यों बनाएँ?

सभी Groups की परिभाषा, कब use करें, Tally में कैसे बनाएँ — Step by Step, शुद्ध हिंदी में।

🖥️ Tally ERP 9 / Prime 📂 २८ Groups 💡 उदाहरण सहित 🎯 Step by Step ✅ Blogger Safe

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Group क्या है? Assets Groups Liabilities Groups Income Groups Expense Groups कैसे बनाएँ?

Tally में जब हम Ledger बनाते हैं — जैसे Cash A/c, Salary A/c, Machinery A/c — तो हर Ledger को एक Group में रखना ज़रूरी होता है।

Group एक श्रेणी (Category) है जो Tally को बताती है कि यह Ledger किस प्रकार का है — Asset है, Liability है, Income है या Expense है।

जैसे Library में किताबें अलग-अलग Shelf पर रखी होती हैं — Science की अलग, History की अलग — ठीक उसी तरह Tally में हर Ledger अपने Group की Shelf पर रखा जाता है।

✅ Ledger Group बनाने के फायदे

📊

Automatic Reports

Group सही होने पर Tally अपने आप Balance Sheet, P&L और Trial Balance सही बनाता है।

🗂️

आसान ढूँढना

सैकड़ों Ledgers में से किसी भी Group की सूची एक click में देख सकते हैं।

⚡

गलती कम होती है

गलत Group में Ledger रखने पर Reports गलत बनती हैं — सही Group = सही Accounting।

🏦

Tax Compliance

GST, TDS जैसे Tax Reports सही Group पर आधारित होते हैं।

📈

Financial Analysis

Group-wise Ratio Analysis, Cash Flow और Fund Flow आसानी से मिलती है।

🔒

Audit में सुविधा

Auditor आसानी से Group-wise Entries देख सकता है — Audit तेज़ होती है।

🏛️ Tally के Groups का ढाँचा

Tally में सभी Groups ४ मुख्य श्रेणियों में बँटे हैं — जो Accounting Equation पर आधारित हैं:

Assets (सम्पत्ति) | Liabilities (दायित्व) | Income (आय) | Expenses (व्यय)

Group का नाम	श्रेणी	Balance Sheet में	Normal Balance
Capital Account	Liability	Liabilities Side	Credit
Reserves & Surplus	Liability	Liabilities Side	Credit
Loans (Liability)	Liability	Liabilities Side	Credit
Current Liabilities	Liability	Liabilities Side	Credit
Sundry Creditors	Liability	Liabilities Side	Credit
Fixed Assets	Asset	Assets Side	Debit
Current Assets	Asset	Assets Side	Debit
Sundry Debtors	Asset	Assets Side	Debit
Cash-in-Hand	Asset	Assets Side	Debit
Bank Accounts	Asset	Assets Side	Debit
Sales Accounts	Income	P&L — Credit	Credit
Direct Income	Income	P&L — Credit	Credit
Indirect Income	Income	P&L — Credit	Credit
Purchase Accounts	Expense	P&L — Debit	Debit
Direct Expenses	Expense	P&L — Debit	Debit
Indirect Expenses	Expense	P&L — Debit	Debit

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सम्पत्ति समूह

Assets Groups — Balance Sheet (Assets Side)

ये सभी Groups Balance Sheet की Assets Side पर आते हैं। इनका Normal Balance Debit होता है।

Fixed Assets स्थिर सम्पत्ति

वे Assets जो व्यवसाय में लंबे समय (१ वर्ष से अधिक) तक उपयोग होते हैं और बेचने के लिए नहीं खरीदे जाते। इन पर Depreciation लगती है।

Ledger बनाएँ: Machinery, Building, Furniture, Computer, Vehicle, Land

Current Assets चालू सम्पत्ति

वे Assets जो १ वर्ष के भीतर Cash में बदल जाते हैं। इनमें Stock, Prepaid Expenses, Advance to Suppliers आते हैं।

Ledger बनाएँ: Closing Stock, Prepaid Insurance, Advance to Supplier, Security Deposit

Cash-in-Hand हाथ में नकद

व्यवसाय के पास मौजूद नकद (Physical Cash)। Tally में यह Group पहले से बना होता है। Petty Cash भी इसी Group में आता है।

Ledger बनाएँ: Cash (Default), Petty Cash

Bank Accounts बैंक खाते

व्यवसाय के सभी Bank Saving और Current Accounts। इस Group में रखे Ledgers पर Tally Bank Reconciliation की सुविधा देता है।

Ledger बनाएँ: SBI Current A/c, HDFC Savings A/c, Punjab National Bank A/c

Bank O/D Accounts बैंक ओवरड्राफ्ट

जब Bank Account में Balance से अधिक निकासी हो जाए — वह Overdraft है। यह Liability है इसलिए इसे अलग Group में रखते हैं।

Ledger बनाएँ: SBI OD Account, Cash Credit Account

Sundry Debtors विविध देनदार

वे Customers जिन्हें उधार में माल या सेवा दी और पैसे अभी मिलने बाकी हैं। यह व्यवसाय का Current Asset है।

Ledger बनाएँ: Ramesh Traders, Suresh & Sons, ABC Pvt Ltd (Customers)

Deposits (Asset) जमाराशि (सम्पत्ति)

व्यवसाय द्वारा Security या गारंटी के रूप में जमा की गई राशि जो भविष्य में वापस मिलेगी।

Ledger बनाएँ: Security Deposit, Electricity Deposit, Rent Deposit

Loans & Advances (Asset) ऋण एवं अग्रिम

व्यवसाय द्वारा दूसरों को दिए गए Loans या Advance — जो वापस मिलने हैं। यह Asset है।

Ledger बनाएँ: Advance to Staff, Loan to Director, Advance to Supplier

Investments निवेश

व्यवसाय द्वारा Shares, Mutual Funds, FD, Bonds आदि में किया गया निवेश — जो भविष्य में आय या मूल्य देगा।

Ledger बनाएँ: Investment in Shares, Fixed Deposit, NSC, Mutual Fund

Misc. Expenses (Asset) विविध खर्च

वे खर्च जो अभी तक P&L में नहीं गए — जैसे Preliminary Expenses, Deferred Revenue Expenditure। धीरे-धीरे Amortize होते हैं।

Ledger बनाएँ: Preliminary Expenses, Pre-operative Expenses

⚡ याद रखो — Assets Groups

Fixed Assets — लंबे समय वाली सम्पत्ति → Depreciation लगती है।
Current Assets — १ साल में बदल जाती हैं → Stock, Prepaid Expense।
Sundry Debtors — उधार देने वाले Customers → हमें पैसे देने हैं।
Bank Accounts — Bank में जमा राशि → BRS यहीं से बनती है।
Cash-in-Hand — सिर्फ Physical Cash → Petty Cash भी यहाँ।

💳

दायित्व समूह

Liabilities Groups — Balance Sheet (Liabilities Side)

ये सभी Groups Balance Sheet की Liabilities Side पर आते हैं। इनका Normal Balance Credit होता है।

Capital Account पूँजी खाता

व्यवसाय में मालिक / Partner द्वारा लगाई गई पूँजी। Sole Proprietor और Partnership दोनों में यही Group use होता है। Drawings भी इसी Group में बनाते हैं।

Ledger बनाएँ: Ramesh Capital A/c, Partner A Capital, Drawings A/c

Reserves & Surplus संचय एवं अधिशेष

Profit में से भविष्य के लिए बचाई गई राशि — जो अभी Owners को नहीं दी गई। यह Capital को मजबूत बनाती है।

Ledger बनाएँ: General Reserve, Profit & Loss A/c (Balance), Dividend Reserve

Sundry Creditors विविध लेनदार

वे Suppliers जिनसे उधार में माल या सेवा ली और पैसे अभी देने बाकी हैं। यह Current Liability है।

Ledger बनाएँ: Mohan Wholesale, Gupta & Co, XYZ Suppliers (जिनसे माल खरीदा)

Current Liabilities चालू दायित्व

वे देनदारियाँ जो १ वर्ष के भीतर चुकानी होती हैं — जैसे Outstanding Expenses, Advance from Customers।

Ledger बनाएँ: Outstanding Salary, Advance from Customer, TDS Payable, GST Payable

Loans (Liability) ऋण (दायित्व)

Bank या किसी अन्य व्यक्ति से लिया गया दीर्घकालिक Loan जो १ वर्ष से अधिक समय में चुकाना है।

Ledger बनाएँ: SBI Term Loan, HDFC Business Loan, Loan from Director

Duties & Taxes शुल्क एवं कर

सरकार को देय Tax और Duties जो अभी जमा नहीं हुए — GST, TDS, Income Tax, Professional Tax आदि।

Ledger बनाएँ: CGST Payable, SGST Payable, IGST Payable, TDS Payable, Income Tax Payable

Provisions प्रावधान

किसी संभावित भविष्य की देनदारी के लिए पहले से रखी गई राशि। Expense तो होता है लेकिन राशि अनुमानित होती है।

Ledger बनाएँ: Provision for Bad Debts, Provision for Tax, Provision for Gratuity

Secured Loans सुरक्षित ऋण

वे Loans जिन्हें लेने के लिए कोई Asset (Property/Machinery) गिरवी रखी गई हो — जैसे Mortgage Loan।

Ledger बनाएँ: Mortgage Loan, Car Loan (Against Vehicle), Home Loan

Unsecured Loans असुरक्षित ऋण

वे Loans जिनके लिए कोई Security नहीं दी गई — विश्वास के आधार पर लिए गए Loans।

Ledger बनाएँ: Loan from Friend, Personal Loan (Unsecured), Loan from Relatives

Share Capital शेयर पूँजी

Company द्वारा Shares जारी करके जुटाई गई पूँजी। यह केवल Companies में होता है — Sole Proprietor में नहीं।

Ledger बनाएँ: Equity Share Capital, Preference Share Capital

⚡ याद रखो — Liabilities Groups

Capital Account — Owner का पैसा → Drawings भी यहीं बनाते हैं।
Sundry Creditors — उधार में माल लिया → उन्हें पैसे देने हैं।
Duties & Taxes — GST, TDS, Income Tax → सरकार को देना है।
Current Liabilities — Outstanding Salary, Advance Received।
Loans → Secured (Security के साथ) | Unsecured (बिना Security)।

💰

आय समूह

Income Groups — Profit & Loss (Credit Side)

ये Groups P&L Account की Credit Side पर आते हैं। इनका Normal Balance Credit होता है।

Sales Accounts बिक्री खाते

व्यवसाय के मुख्य माल या सेवाओं की बिक्री से प्राप्त राशि। यह Direct Income है — Trading Account में जाती है। GST वाली Sales के लिए अलग-अलग Ledger बनाते हैं।

Ledger बनाएँ: Sales (Local), Sales (Interstate), Sales (Export), Sales @ 18% GST

Direct Income प्रत्यक्ष आय

वह आय जो सीधे व्यवसाय की मुख्य गतिविधि से आती है — Sales के अलावा। Trading Account में Credit होती है।

Ledger बनाएँ: Job Work Income, Service Charges, Labour Charges, Processing Charges

Indirect Income अप्रत्यक्ष आय

वह आय जो व्यवसाय की सहायक या अन्य गतिविधियों से आती है — मुख्य Business से नहीं। P&L Account में Credit होती है।

Ledger बनाएँ: Interest Received, Rent Received, Dividend Received, Commission Received, Discount Received

⚡ Sales vs Direct vs Indirect Income

Sales Accounts — माल बेचने से आय → Trading A/c में।
Direct Income — Labour/Job Work से आय → Trading A/c में।
Indirect Income — Interest, Rent, Commission → P&L A/c में।

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व्यय समूह

Expense Groups — Profit & Loss (Debit Side)

ये Groups P&L Account की Debit Side पर आते हैं। इनका Normal Balance Debit होता है।

Purchase Accounts क्रय खाते

व्यवसाय में बेचने के लिए खरीदे गए माल की लागत। Trading Account में Debit होती है। GST के अनुसार अलग-अलग Ledger बनाते हैं।

Ledger बनाएँ: Purchase (Local), Purchase (Interstate), Purchase (Import), Purchase @ 12% GST

Direct Expenses प्रत्यक्ष व्यय

वे खर्च जो सीधे माल बनाने या खरीदने से जुड़े हों। Trading Account में Debit होते हैं — Gross Profit को प्रभावित करते हैं।

Ledger बनाएँ: Freight Inward, Wages, Carriage, Custom Duty, Packing Charges

Indirect Expenses अप्रत्यक्ष व्यय

व्यवसाय की सामान्य गतिविधियों के लिए किए गए खर्च — माल से सीधे नहीं जुड़े। P&L Account में Debit होते हैं।

Ledger बनाएँ: Salary, Rent, Electricity, Advertisement, Telephone, Insurance, Depreciation, Office Expenses

Manufacturing Expenses उत्पादन व्यय

उत्पादन (Manufacturing) करने वाले व्यवसाय में सामान बनाने के खर्च जो Direct Expenses से अलग हों।

Ledger बनाएँ: Factory Rent, Power & Fuel, Stores Consumed, Repair & Maintenance (Factory)

⚡ Purchase vs Direct vs Indirect Expenses

Purchase Accounts — माल खरीदा → Trading A/c में।
Direct Expenses — Freight, Wages → Trading A/c में → GP को घटाते हैं।
Indirect Expenses — Salary, Rent → P&L A/c में → NP को घटाते हैं।
गलत Group = गलत Gross Profit और गलत Net Profit!

🖥️

Tally में Ledger कैसे बनाएँ?

Step by Step — Create Ledger in Tally Prime / ERP 9

नीचे दिए गए Steps को ध्यान से Follow करो — एक बार सीख लिया तो हमेशा काम आएगा।

🟢 Tally Prime में Ledger बनाने का रास्ता

Tally Prime — Navigation Path Gateway of Tally → Create → Ledger

Tally ERP 9 — Navigation Path Gateway of Tally → Accounts Info → Ledgers → Create

📋 Ledger बनाने के Steps — Tally Prime

Tally Prime खोलें और अपनी Company Select करें।
ऊपर Menu में "Create" पर जाएँ या Alt + C दबाएँ।
"Ledger" option पर Click करें — Ledger Creation Screen खुलेगी।
Name: Ledger का नाम लिखें — जैसे Salary A/c, Cash A/c।
Under (Group): यहाँ सही Group Select करें — यह सबसे ज़रूरी है।
जैसे Salary → Indirect Expenses | Cash → Cash-in-Hand | SBI A/c → Bank Accounts
GST वाले Ledger में GST Details भरें — Tax Rate, Type (CGST/SGST/IGST)।
बाकी विवरण जैसे Opening Balance (यदि हो) भरें।
Enter दबाएँ → Accept (Yes) करें — Ledger बन गया! ✅

⚠️ आम गलतियाँ जो नहीं करनी चाहिए

❌ गलत Group चुनना

जैसे Salary को Direct Expenses में डाल देना — इससे Gross Profit गलत बनेगा। Salary हमेशा Indirect Expenses में जाती है।

❌ Customer को Creditor में

जिसे माल बेचा (Customer/Debtor) उसे Sundry Debtors में रखें। जिससे माल खरीदा (Supplier/Creditor) उसे Sundry Creditors में।

❌ Capital को Loan में

Owner का पैसा Capital Account Group में जाता है — Loans (Liability) Group में नहीं। दोनों बिल्कुल अलग हैं।

❌ GST Ledger गलत Group में

CGST/SGST Payable → Duties & Taxes Group में। Input Tax Credit → Current Assets Group में। इसे ज़रूर ध्यान रखें।

📋 सबसे अधिक बनाए जाने वाले Ledgers और उनका Group

Ledger का नाम	Group	श्रेणी
Cash	Cash-in-Hand	Asset
SBI Bank A/c	Bank Accounts	Asset
Machinery	Fixed Assets	Asset
Closing Stock	Current Assets	Asset
Customer Name (Debtor)	Sundry Debtors	Asset
Capital A/c	Capital Account	Liability
Drawings A/c	Capital Account	Liability
Supplier Name (Creditor)	Sundry Creditors	Liability
SBI Term Loan	Loans (Liability)	Liability
CGST Payable	Duties & Taxes	Liability
SGST Payable	Duties & Taxes	Liability
Outstanding Salary	Current Liabilities	Liability
Sales (Local)	Sales Accounts	Income
Interest Received	Indirect Income	Income
Commission Received	Indirect Income	Income
Purchase (Local)	Purchase Accounts	Expense
Freight / Carriage	Direct Expenses	Expense
Salary	Indirect Expenses	Expense
Rent Paid	Indirect Expenses	Expense
Electricity Bill	Indirect Expenses	Expense
Depreciation	Indirect Expenses	Expense
Advertisement	Indirect Expenses	Expense
Telephone Charges	Indirect Expenses	Expense
Conveyance	Indirect Expenses	Expense

💡 अंतिम सुझाव

Ledger बनाने से पहले हमेशा सोचो — यह Asset है, Liability है, Income है या Expense है?
GST के लिए Sales और Purchase में Tax Rate के अनुसार अलग-अलग Ledger बनाओ।
जिस व्यक्ति से माल खरीदा → Sundry Creditors | जिसे माल बेचा → Sundry Debtors।
Tally में Group एक बार गलत हुआ तो पूरी Balance Sheet गड़बड़ हो जाती है — ध्यान रखें!
Custom Group भी बना सकते हैं — Gateway → Create → Group से।

Saturday, May 23, 2026

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